跨时区做外贸，最贵的是"跟丢了"
外贸销售和国内销售最大的差别是时间差和信任成本：客户半夜回复邮件，隔天一忙就忘了跟进；客户分布在十几个国家，谁的报价到了哪一步，Excel表越来越管不住；开发信发出去几百封，回复率低还不知道问题在哪。外贸客户管理的核心是三件事：邮件批量发得出去、客户档案记得住、跟进节点盯得住。千营CRM对应的三个模块是邮件营销、客户、日程，下面按实际操作走一遍。
一、邮箱配置：发件的地基先打好
做邮件营销之前，先在「营销-邮件营销-邮箱配置」里把发件邮箱配好，这一步直接决定邮件会不会进垃圾箱：
- 点击「新增配置」，填写配置名称和发件邮箱，发件人是收件人看到的名称（0-30字），建议用公司名或业务员英文名。
- SMTP服务器支持快捷卡片自动填入（腾讯企业邮箱、QQ邮箱、网易163/126、阿里企业邮箱、Gmail、Outlook），也可手动填地址和端口（如 smtp.exmail.qq.com:465）。
- 加密方式选SSL或TLS，SMTP密码填授权码而不是登录密码。
- 常用配置勾选「设为默认」，创建邮件任务时优先使用。
- 顺手在「管理签名」里建好富文本签名并设为默认，模板创建时自动填充。
二、邮件营销：四步创建群发任务
外贸开发信和客户维护邮件都走「创建任务」，流程四步：
- 步骤1 选收件人：可从客户列表、线索公海、自定义线索池获取，也支持批量导入xlsx/xls/csv文件——必须包含"邮箱"列，可选姓名、公司、性别列，适合导入展会收集的名片清单。
- 步骤2 写邮件内容：可从邮件模板快速填充（系统自带服务到期提醒、新客户欢迎邮件、节日问候祝福等），正文支持AI生成、插入变量（如收件人姓名、公司名称）、插入产品和签名。插入变量是外贸群发的关键，一封开发信称呼对不上名字基本没戏。
- 步骤3 发送配置：选发送邮箱、填发件人名称，发送方式选立即发送或定时发送——定时发送是跨时区的核心功能，客户上午九点收邮件，按客户时区倒推定时。
- 步骤4 发送：先「发送测试」到自己的邮箱确认排版和变量没问题，再「确认提交」。
发送后在「任务列表」里按状态筛选，点「查看分析」看效果；「营销目标」里预设了节日促销、客户关怀、活动邀请等目标，创建任务时打上标签，月底按目标分类统计转化。
三、客户管理：档案是所有动作的底座
外贸客户周期长、参与人多，档案必须完整。在「销售-客户」里点「新建客户」，选公司或个人类型（字段动态变化），客户字段支持自定义，建议加币种、目的国、认证要求这类外贸特有字段。详情页是日常工作台：
- 关联订单：该客户所有订单的订单ID、实际金额、付款状态在一个页面看全。
- 跟进记录：支持附件和@同事，报价单、PI文件直接挂记录里，接手的人不用重新问。
- 销售话术：右侧快捷调用话术库，常见异议（价格、交期、认证）预设好回复口径。
- 创建订单/预约回访：右上角两个按钮，谈完顺手建回访日程或下单。
- 变更归属人/退回客户：业务员离职或客户长期没进展时，管理员把客户转交或退回公海池，资源不烂在个人手里。
四、日程：把时差变成节奏
「销售-日程」支持日、周、月视图，新建日程时选类型（拜访客户、预约回访、会议、活动、回款），设「定时提醒」（如前1小时），关联线索并写备注。外贸用法的关键在备注：写清客户的时区和上次沟通结论，比如"客户在中东，工作日9:00-18:00联系，上次报价待回复"。到期提醒一到，按备注里的时间窗口联系，不用现翻邮件记录。日程设置里还可添加自定义类型（最多20个），比如"验货""订舱"，把外贸节点显性化。
落地节奏建议
- 第一周：配好邮箱和签名，整理客户名单导入系统，展会名单用批量导入进邮件营销。
- 第二周：建3-5个邮件模板（开发信、报价跟进、节日问候），插入变量，先发测试邮件。
- 第三周：所有客户按详情页标准建档，跟进记录带附件，回访全部走「预约回访」。
- 第四周：跑第一个定时群发任务，按客户时区分批发，看任务列表的分析数据调标题和内容。
常见错误
- SMTP密码填登录密码——必须用授权码，否则发不出去。
- 群发前不发测试邮件，变量没替换、排版错乱直接发给几百个客户。
- 所有客户不分时区立即发送，开发信在客户的深夜到达，第二天被新邮件淹没。
- 客户只记在公司邮箱里，邮件往来不进CRM跟进记录，人走档案散。
小结
外贸销售管理的闭环是：邮箱配置保送达，邮件营销做批量触达，客户模块存档案，日程盯节点。邮件营销的收件人直接来自客户和线索池，跟进记录和日程又反哺客户档案，数据一圈转起来。千营CRM建议先把邮箱配置和测试邮件跑通，再放量做定时群发，跨时区跟进步步有声。
