会展公司销售管理方案：展位销售、档期与搭建跟进
早鸟价还剩九天。销售手里有三百多家往届参展商，谁续订了、谁还在犹豫，全记在一张共享 Excel 里。昨天另一个同事也开过这张表，两边的改动互相盖掉，谁先谁后说不清。下午一家做包装机械的客户打电话问 A-12 还有没有，销售翻出两个月前的展位图，发现同一个位置已经卖给两家，谁先锁的，没人说得清。
会展公司的销售日历是按届排的，不是按天。一届展会从招展启动到撤展，跨度大半年，中间压着早鸟价、选位、签约、收款、审图、进场、开展一串节点。卖的东西也不止展位，还有光地、标摊、特装搭建、广告位。会展销售管理要顶住三件事：展位不重卖、价格不反悔、节点不遗漏。
展位和搭建先落成产品
展位是标准化程度很高的商品，正好适合放进产品库。点「新增产品」，名称写「光地 36㎡（主通道）」「标摊 3×3 标准展位」「特装搭建 36㎡ 简装」，产品编号按届编制，产品单价填当届报价，计量单位分别写「㎡」「个」「套」，标签打「早鸟」「双开口」「主通道」。产品描述里写清包含项：标摊含不含楣板、含几盏射灯、含不含电源插座，光地含不含管理费和特装管理费，搭建含不含设计图。
产品字段支持自定义，加三列：展位类型、面积、开口数。客户问「还有几个双开口的标摊」，按这两项筛一下就有答案。产品详情能看到关联订单，这个方案上一届卖了多少、什么价位，谈价时不至于比上届低太多。
往届参展商，养在线索池里
会展销售管理的起点是名单，往届参展商整理成表格，点「导入线索」下载模版，按模版填完上传，提示失败就「下载查看明细」检查哪一列格式不对，改完重新提交。名单量大的时候，按行业或地区拆到不同的线索池，每个池子设自己的分配规则，谁跟机械、谁跟食品，分好之后系统按规则自动分配，销售登录就在「我的线索」里看到自己那批。
线索阶段按招展节奏配一套：「待联系、已发招展函、已报价、已选位、已签约、已付款」。主管在台账上按阶段筛，一眼看出六成卡在「已报价」还没选位。线索标签标优先级，「往届大客户」「待续订」「只问不订」各打一个。
确认参展了，点右上角「转为客户」，线索里的信息自动映射到客户档案，公司名称、联系人、手机号不用重填，还能顺手快速创建订单。
订单就是锁位凭证
展位重卖，多数时候不是有人故意，是没有唯一凭证。做法是把展位号写进订单编号。点「创建订单」，订单名称写「2026 春季展 A 馆 A-12 光地 36㎡」，订单编号直接填「A-12」，客户名称从客户库选，订单开始时间和结束时间填展期。这样列表按编号一搜，同一位置有没有被卖过立刻清楚，不需要再对展位图。
点「添加产品/服务」，把光地和特装搭建分别勾进去，数量按实际面积填，系统自动算小计。搭建单独立行有一个好处：客户后面加的电路、加的网络、加的家具，都是加行，展位本身的报价不动。
收款按会展的规矩拆。分阶段收款设两段：签约后收定金锁位，开展前三十天收尾款。两段都填清金额和时间，钱到账在详情页点「收款」，记下实际收款时间和收款方式。详情页的「原定收款时间」和「实际收款时间」并排放着，哪家尾款还没到，列表里排着，不用挨个打电话问。
早鸟价靠时间锁，不靠口头承诺。客户在早鸟期内签约，就在订单备注里写明适用的截止日；早鸟期过了才签约的，按当届价重开一张单，不要把两套价格混在一张订单里。
节点排进日程，搭建才不乱
展会的节点是硬的：审图截止、特装进场、布展、开展、撤展，每个都有明确时间，错过一天就是钱。日程设置里能加自定义类型，最多 20 个，「审图截止」「特装进场」「布展」「撤展」各自单独建，日历上分开配色，一届展会的所有节点在同一屏里能数清。
每个参展客户至少建三条日程：审图截止前一周提醒搭建商交图、特装进场当天、撤展当天。标题 20 字以内写「A-12 审图截止」，地址填展馆和展位号，参与人员选上客户对接人和搭建商，定时提醒设「前 1 小时」，备注写清限高、用电负荷、消防要求。客户改方案导致进场延后，编辑原日程，不要新建。
展期本身用「活动」类型的日程占位，关联线索把重点客户挂上去。搭建商扯皮的记录落在客户详情页的跟进记录里：哪次审图被退回、什么原因、谁答应的整改时间，写清并附审图意见截图。
招展函和开展提醒，批量发
招展函用邮件营销发，比一封封发微信正式。点「创建任务」，收件人来源可以选「客户列表」，也可以「批量导入」，导入文件支持 xlsx、xls、csv，必须包含「邮箱」列，姓名、手机、公司、性别这几列可选。第二步选模板，正文里插入变量把公司名称和联系人姓名带进去，还能插入产品，让客户直接看到展位方案。
营销目标选「活动邀请」，任务列表按目标筛选时能分开看发了几轮。发送前先点「发送测试」确认排版，再「确认提交」。开展前一周用短信营销发提醒：名称写「春季展 开展提醒」，接收人来源选「客户列表」，按标签筛出本届参展商，系统算出匹配人数并列出预览。短信需要公司资质审核通过。
现场和展后，别把名片丢了
展台上收的名片是下一届的线索。现场用获客名片或获客表单收集，扫一下直接进线索池，标签打上「2026 春季展 现场」，谁收集的归谁。展会三天，团队日报里能看到每个人当天的关键数据和提交状态，没交的点「提醒」。
展后复盘看跟进洞察。记录列表带跟进方式、日期、跟进人和部门，能看出展后一周有多少客户被真正联系过。点「AI 智能分析」选定时间范围，系统给出跟进总数、跟进人数、跟进方式分布，还对具体客户给一个成单概率和预计状态。该功能消耗 token。
常见错误
第一个是展位图改了三个版本，订单里却不写展位号，客户拿着旧图来对，谁也说不清。第二个是早鸟价只在电话里承诺，客户拿着聊天记录来要折扣。
第三个是搭建节点全靠微信群通知，审图截止当天才发现图纸没交。第四个是往届名单每年重新收集一遍，去年谁订过哪个位置全丢了。
小结
会展销售管理说到底要把一届展会当成一个项目来跑。展位落成产品，往届名单养在线索池里，订单编号直接填展位号，收款拆成定金和尾款，节点全部排进日程，招展函和开展提醒用邮件和短信批量发。展会一年一届，经验应该攒在系统里，不该攒在某个销售的电脑里。
下一届开展前，你们能在三分钟内报出还有几个展位没卖出去吗？
