用友的单据流转，合同和回款这一段怎么接
边界先画清楚
财务系统的单据流是严谨的，从申请到凭证，每张单据有编号有审核人，谁改过一笔都有痕迹。但销售团队每天干的活儿，一多半发生在第一张单据生成之前：投标前要报备，方案要跟进，关系要维护，图纸来了要组织评审。这些签约前的活儿，财务系统管不到，也没打算管。十月底一家做配电柜的厂子里，销售总监算过一笔账：他们一个项目从第一次接触到签约，平均要过四个多月，这四个多月里的客户动作，散在七八个销售的微信和笔记本里，系统里的记录是零。年后丢了两单复盘，原因找不到，能翻的东西太少。销售嘴里的进度和财务账上的数字，两套东西谁也对不上谁，多数厂子都是从这里开始想给CRM补位的。
边界这样画：签约前在CRM，签约后的合同和收款也在CRM落一遍，月底和财务系统对账。哪套系统管哪段，先说清楚，再说怎么接。先有跟进，后有合同；先有合同，后有款。这个顺序别倒。也别把边界画成两套系统各管一段就完事，中间那一刀要切在同一个动作上：合同签了，才算切过去。
签约前这段在CRM
线索进来，「新建线索」手动建，「导入线索」批量进，模板下载下来按列填，导入失败会提示下载查看明细，改完重传，别嫌这一步繁琐，模板填错一批，后面全是重复劳动。线索之上，「线索销售阶段」自定义成报备、方案、投标、定标几段，切段的依据写进「跟进记录」：图纸到第几版、谁在会上拍的板、澄清截止哪天。这些记录看着琐碎，真到合同谈判的时候，翻两个月前的记录，对方当时答应什么、你方让到哪一步，一条条都在。跟进周期长的单子，在线索界面直接建「预约回访」，到期前系统提醒，不用靠脑子记，也不用担心人休假单子就停。哪段线索多、哪段卡得久，从阶段分布上也能看出来，报备一大堆、投标寥寥无几，说明方案转化弱，力气要往方案上使。记录写得细还有个附带好处，人离职的时候交接不用翻聊天记录，翻系统就够了。
到了能签的程度，点「转为客户」，线索里的信息自动映射进客户档案，不用重抄，紧接着就能「创建订单」，签约前后的动作在一条线上，不用两头搬，新人接手也不用从头问一遍。
签约后这段也在CRM落一遍
合同别再走纸质件来回寄。「电子合同」里先配合同模板，Word或PDF上传，客户名称、金额、产品明细这些变量能从CRM自动取值填充，不用手抄，金额抄错一位的事就没有了；发起签署后，签署进度实时显示，待我方签署、待客户签署、已完成，一眼看清，不用打电话问对方签没签；签完自动归档，按客户、订单、金额、签署时间都能检索，到期还会自动推续约提醒。合同里的金额和交付日期直接从订单读取，合同签署完成，订单状态自动更新；合同拒签，订单打回待确认，两头都不用人工搬数据。归档之后的合同也别当死档案，合同生命周期里有草稿、待签署、签署中、已完成、已作废、已过期几种状态，过期没签完的自动标出来，续约的单子提前一两个月就能看见。要说边界，电子合同管的是模板、签署和归档这一段，签之前内部要不要走复杂的评审，那是管理动作，系统替不了。
钱这一段，「创建订单」时收款方式选分阶段收款，预付、货到、验收、质保金各设一段，金额和时间填全。每笔到账点「收款」，记下实际收款时间和方式，当天到当天录，别攒到月底一起补，补录的日期永远对不准。订单详情里能看原定收款时间和实际收款时间，两个字段一对，延没延期、延了多久，不用问人。
月底对账对什么
打开「订单分析」，看四组数：订单总金额、实收金额、待收金额、延期订单金额。和财务系统里的银行流水对，对不上的单子先查是不是收款录晚了，再查是不是拆段时金额填错，两处查完基本都能对上。这四组数也是给老板看的：垫出去多少、收回多少、压着多少，一页说完，不用等财务月结出来再等三天。四组数比Excel强的地方在于随时刷新，月中也能看，不用等到月底。延期订单数量和金额单独看一眼，压过期的单子是要重点催的，别让它们混在待收里。对账的节奏也定死：每月三号前，销售把上月收款录完，财务出流水，两边对一次，对不上的当天清，拖一拖就成烂账。
代价说实话：这套边界跑起来，业务员签约前要写记录，签约后要录收款，一天大概十分钟。想把这十分钟省掉，两头的数据都断，月底对账就变成人工翻Excel，销售和财务各翻各的。十分钟的账，比月底翻三天聊天记录划算。还有一层，销售总监得亲自盯两周，头两周里每天花五分钟看看谁没录，盯过这两周，习惯基本就立住了。
想看项目型销售全流程怎么串，读这篇项目型销售CRM的落地做法；也可以打开千营CRM，把电子合同的模板配置点开看看，接不接得上现在的签约流程，一试便知。
