维格表的单据要流转到合同和回款，卡在三处
用表格管单据，头一年通常很顺。字段随便加、视图随便拖、想怎么看就怎么看，比任何系统都灵活。问题出在单子多起来之后：一张表从五十行长到两千行，从一个人维护变成五个人维护，毛病就开始冒。
维格表这类工具的长处是把结构化的东西摊开给人看，做台账很合适。它接不住的是流转：一条记录从报价走到合同，从合同走到收款，中间要过好几个人的手，每一步都要留痕。这三处，用表格硬扛，扛不住。
权限管不到列
一张订单表里，客户名、产品、数量、单价、金额、备注排在一起。表格的权限一般管到整张表或者整行，管不到某一列。意思是，能改这行的人，也能改金额。
真实的后果不是有人故意改，是有人手滑。有个做机电的公司，去年对账时发现一条订单的金额跟合同差了三千，翻记录只看到某天被编辑过，谁改的、从多少改到多少，都没有。三千不多，但这条订单一共被改过四次，另外三次也没人说得清。
系统里的做法是把权限拆开。「角色」决定谁能建、谁能改、谁能删，金额这类字段的可见范围另有开关，在「数据安全」里控制敏感信息的展示权限和操作通知。拆开的好处不是防贼，是出了事能查。
两个人建了同一个客户
表格里加一行没有门槛，于是同一个客户被建两三次是常事。一个写全称，一个写简称，一个写拼音。等到要看这个客户一共买了多少，你得手工把三条并起来算。
线索这一层系统里有「自动去重」，按设定的规则判断，重复的会打上重复标签。客户这一层没有同样一道闸，靠的是建之前先搜一遍，搜不到再建。这个习惯要在头两周养成，晚了就来不及。
更麻烦的是归属。客户在表格里没有归属人这一列的时候，谁都能跟，谁都不负责。加了这一列以后，两个人跟同一个客户的情况还是会发生，因为表格不会拦你。系统里「变更归属人」是有动作、有记录的，转给谁、什么时候转，翻得出来。归属这件事定死了，客户才算有人负责。
一行总数，拆不出四笔收款
报价的时候谈的是总价，收款的时候谈的是分期。合同上写着预付三成、到货四成、验收两成、质保一成，表格里那一行只有总数。月底财务问这个月该收多少，你得自己拿计算器按比例算，还得记住哪几笔已经收了。
「创建订单」里可以设分阶段收款，把每个阶段的金额和时间分开填。填完在订单详情里能看到已付金额、待收金额，看板上也能按延期筛。这一条比表格强的地方不在能算，在算完存下来，下个月不用重算。
要是客户中途改了付款比例，改订单里的阶段，别在备注里写一句了事。备注是给眼睛看的，阶段是给统计看的。
合同这一段，表格最接不住
合同的状态是要被人追问的：签了没有、客户那边谁签的、我方审到哪一级了。表格里只能填个是或否，填完就静止了。
系统的做法是把合同放进「电子合同」：模板可以配，签署走在线流程，审批可以设多级，比如销售主管到法务到财务，节点能设会签或者或签。签完自动归档，按客户、金额、时间都能检索。合同和订单是联动的，订单里的金额和产品明细能带过去，不用重新录一遍。
有一点要说清楚：系统里没有独立的通用审批流模块，菜单里翻不到。除了合同，别的单据要走审批，还得靠线下签字或者邮件，系统只负责把结果记下来。
先拿一条真单走一遍
要不要换、换到哪一步，别在会上争。挑一条正在走的单子，从客户询价开始，在系统里完整走一遍：建客户、建线索、转客户、创建订单、加产品、设收款阶段、生成合同、记第一笔收款。走一遍两个小时，卡在哪一步，那一步就是你要补的地方。
走的时候让真正干活的人操作，主管在旁边看，别自己上手。销售卡住的地方往往不是功能缺，是名字看不懂。字段叫客户等级，他不知道填 A 还是填一级。
走完记三件事：哪一步要切换页面超过两次、哪一步需要问人、哪一步的数据以后要拿来算数。前两条决定用起来顺不顺，第三条决定报表准不准。
这条真单还有个用处。它是你后面培训的样板，新来的人照着走一遍就懂，比你讲半小时流程快。
表格留着，当台账
不是说表格要扔掉。台账这件事表格做得比系统好：想拉个透视、想临时加一列算个比值，系统反而慢。合理的分工是，单据进系统，分析用表格导出来做。
判断标准可以很简单。这一行数据只有一个人看、不涉及钱、不需要两个人同时改，放表格。这一行要过好几个人的手、跟金额有关、出问题要能查是谁改的，就进系统。
切换的代价得认。销售原来在表格里填三格，现在要在系统里走一遍「创建订单」、选客户、加产品、设收款阶段，多花两三分钟。头一个月一定有人抱怨，说还不如表格快。快是真的，乱也是真的，两个都成立。
项目型业务的单据链更长，报价、合同、发货、验收、质保，每一段都挂着钱，怎么串在项目型销售CRM那页讲得比较细。想先看系统怎么摆这几张单据，千营CRM的页面翻一翻就有数。
表格擅长记录发生过什么，系统负责推动接下来该发生什么。这两件事别混着做。
