研学机构怎么管团期和名单？报名收款与出行提醒
寒假研学招生的日子，课程顾问小唐同时管着六个团：哪个团满员了、哪个孩子家长还没交尾款、周六哪个团早上七点在东门集合，全靠一个Excel和三个微信群对。上个月有个团出发前一晚才发现两位家长的集合时间没通知到，紧急打电话补通知，差点误了发车。团期一多、名单一乱，收的钱对不上、该发的通知漏掉，家长体验和口碑就砸了。
报名线索：获客表单直接进线索池
报名入口先统一。在拓客模块创建获客表单，拿到二维码和链接，投到公众号文章、家长群里，家长填孩子姓名、年级、联系方式、意向团期，提交后自动落入线索池，不用人工再录一遍。线索池支持按来源、地区设自定义线索池，寒假团、周末营的报名可以分池管理。顾问在"我的线索"里跟进咨询家长，跟进内容写在线索卡片右侧，支持选择跟进方式、添加附件、@团队内其他成员；跟进周期长怕遗忘，直接在线索界面建回访日程，到期前系统提醒。家长确认报名，点线索右上角「转为客户」，线索信息自动映射到客户档案，顺手就能快速创建订单。
客户档案：家长和孩子分开记
研学场景一个家庭两位"主角"。客户建档后用多位联系人功能，把家长和孩子分别加上：家长存手机号和微信，孩子存姓名、年级、身份证信息备注（保险要用），一个客户名下几位联系人清清楚楚。客户详情页里关联订单、跟进记录都在一屏，孩子参加过哪几期、家长提过什么要求，接待顾问换了人也能接得上。
订单：团费分阶段收，尾款不漏
每个团期建一条订单：在客户详情页点「创建订单」，订单名称写清团期和线路，收款方式选分阶段收款，定金一段、出发前补齐尾款一段，金额和时间提前设好。收款到账进订单详情页记录收款，选择实际收款时间和收款方式。哪个团还有几笔尾款没到账，订单列表按状态一筛就出来，不用再对Excel。收据和协议拍照作为跟进记录附件传上去，家长问起随时能调。
出行提醒：日程加短信双保险
出团前的事项最怕漏。出发前三到七天，在客户详情页点「预约回访」建出行确认日程，提醒顾问给每位家长打确认电话，日程里可以填地址和备注，集合点写清楚。
集合通知用短信营销批量发：先在短信模版模块创建模板，等审核通过，然后「创建任务」，接收人来源选客户列表，按标签筛出这个团期的家长，系统自动计算匹配人数并展示预览列表，确认后一键发送。发送结果在任务详情里看，谁没发到、失败原因是什么，一目了然，再不用翻群接龙。日常的招生优惠、寒暑假早鸟报名，也可以按标签批量触达老客户家长，复购率比拉新便宜得多。
一个交接技巧
课程顾问流动是常态，孩子和家长跟了两年，换人接待最怕断档。顾问离职或调岗时，用「变更归属人」把名下客户整体转给接手人，跟进记录、关联订单、孩子的参营历史一起过去；咨询期还没成交的，用「退回客户」退回线索池，由有认领权限的同事重新跟进，报名意向不流失。
落地顺序
招生季前把架子搭好：第一周建自定义线索池、配好获客表单投出去；第二周建短信模板送审（审核有周期，要提前）；第三周把已报名家长集中建档、打团期标签；开团前一周统一排回访日程和集合通知任务，之后每个新团照这个流程走一遍。
常见坑
三个坑要避开：一是报名信息还在用群接龙收，漏人漏字段，获客表单一次配好长期用；二是孩子信息记在家长备注里，做保险名单时拆不动，联系人和孩子分开建；三是集合通知发完就完，任务详情里没核对失败名单，短信营销的接收人列表里失败原因写着呢，发完核一遍再安心。
小结一下，研学机构管团期就三件事：报名走表单进线索池、团费分阶段收进订单、出行提醒用日程加短信。从家长第一次咨询到孩子平安回来，每个节点在千营CRM里都有落点。下周要出发的团，名单和尾款你现在能一眼对上吗？
