监理合同一年一签，到期前九十天该谁盯写进系统
去年六月底，苏州一家监理公司的白板上写着"××中学 到期"。这条字挂了四十多天，七月十号才擦。合同过期十天，甲方换了项目负责人，新来的人不知道有这家监理单位。
监理的合同期比多数行业碎。房建项目跟着施工周期走，主体、竣工、保修各结一次服务费；市政项目按年度考核续，考评不过就换人。到期这件事只落在一个人脑子里，人一请假，节点就没了。
到期日先落到订单上
一份监理合同在系统里对应一条订单。点「创建订单」，订单名称写项目全称，客户名称从客户库选，订单开始时间和结束时间照合同填。这两个日期是后面所有倒计时的起点，填错一天，后面全偏。
监理服务费按年计的点「添加产品/服务」，先在「新增产品」里建一条，计量单位填"年"，产品单价填年度服务费。合同里带附加服务的，比如驻场旁站、资料归档，各建一条挂进去。收款方式按合同选分阶段收款，把每期金额和时间设上。
这一单的金额可能只有十几万，作用是留个参照。第二年谈价，翻客户详情页下方的关联订单，上期实际金额、已付多少、还有几笔挂着，全在那儿。谈续约最忌讳报一个自己都要回去查的数。
九十天不是拍脑袋
监理年度合同续约，甲方内部要走年度服务考评、比价、备案单位更新。考评材料要你提供巡检记录、旁站日志、整改通知单，凑齐这些要两三周。九十天的余量刚好够：前三十天做服务盘点，中间三十天谈价，最后三十天走甲方流程。
排法是在客户详情页右上角点「预约回访」，日期设在到期前九十天。标题二十字以内，写"××项目续约-先约工程部"，别只写"续约"两个字，半年后自己都想不起要谈什么。定时提醒选前一天。参与人员把商务和技术负责人一起勾上，一条日程挂三个人，那天谁有空谁去。
日程类型用预设的预约回访就够。要区分得细一点，到日程设置里加自定义类型，最多二十个，"续约洽谈"和"年度考评"各加一个，日历上颜色分开，一眼能看出哪几个项目在动。
谁盯这件事，得写下来
客户档案上的归属人就是第一责任人。销售离职，用列表里的「变更归属人」把客户和跟进记录整体交出去，新接手的人翻记录能续上话头，不用从头问客户叫什么。
但一条日程只管一个客户。手上三十个在建项目就是三十条日程，全靠各人记，必有漏。多数公司的办法是内勤每月第一个周一，把未来三个月到期的项目过一遍，缺的补进「新建日程」。这个动作很土，管用。
续约谈到哪一步写「跟进记录」，别只写"已沟通"。写清这次谈了费率还是服务范围、甲方的考评结论、下一步等谁签字。跟进记录能加附件，考评表和巡检汇总表拍完传上去，下一轮谈的时候不用再翻文件夹。
系统读不到纸合同上的那一行
这一点得说清楚：千营不会自己认出合同扫描件上的到期日。扫描件存在附件里，系统不知道那上面写的几月几号，到期日得有人在建订单或排日程时手工填，填错没人拦。
从「电子合同」签出去的线上合同不一样，那边带到期提醒，到期前会推一条通知，签署状态也能查。纸质老合同没有这层保护，只能靠人排日程补上。
谈成之后，新合同可以用「电子合同」的模板生成，客户名称、金额、服务明细从订单取，比重新起草一份少打字。这一步省下的不是打字的时间，是金额填错的可能。
白板上的那行字之所以挂了四十天，说到底没落到具体人头上。到期日进订单、九十天排成日程、名字写进参与人员，三样落齐，白板可以一直空着。监理这门生意靠一单接一单养团队，项目制销售CRM 里也有客户档案按项目挂的讲法，可以对着调一遍。千营CRM 能把这些格子摆好，轮到谁去约甲方，还得靠那条日程响。
