监理合同年底到期，续约动作要提前九十天排
监理这行的账不复杂。一个房建项目跟两年，监理费按工程造价的一点几个点收，几十万到一百多万。年底财务催收入的时候，销售翻合同台账才发现，有三份合同十一月三十号到期，还有一份十月底就到期了，没人提过一句。
一家做市政监理的公司，三十几个人，总监带三个组。他们的续约率原来大约六成，掉的四成里有一半不是甲方不给，是自己忘了。甲方换了办公室主任，新主任上任第一件事是重排服务商名录，这时候你既不打电话也不上门，名录上有没有你的名字就看运气。
先给客户打一个标签，把年度合同捞出来
续约的起点不在到期那个月，在客户建档的时候。用「客户标签-添加标签」给这类客户打一个"年度合同"，这个动作三十秒，比年底翻 Excel 省事得多。标签支持自定义，可以再分一层，"年度合同-房建""年度合同-市政"，一个标签挂一类客户，筛选的时候不用记客户名。
标签打完，客户列表按标签一筛，一年内签过年度合同的全在里面。这批客户一般不多，二三十个，一个销售一年盯得过来。要提醒一句，标签是手动的，谁建的客户谁负责打，主管在周会上抽查几个，比事后追问有用得多。
关联订单里翻上次签的日期和金额
客户详情页往下拉有「关联订单」，订单ID、订单名称、订单编号、实际金额、付款状态一列列排着。续约谈判最需要的两个数都在这：上次签约日、上次合同金额。上次签的是一百二十万，这次工程规模比上次小一点，你心里的底价就有数，不会一开口报到九十万，自己先让掉三十万。
付款状态那一列别略过。有的客户上一个项目的监理费尾款还挂着，这种客户谈续约，先把尾款说清楚，别把两笔账混着谈。混着谈的结果通常是新合同的价格被压下来，旧尾款还是没给。
九十天排一条日程，参与人写具体名字
「新建日程」里选类型，预设的"拜访客户""回款"都能用，日程设置里还能自己加类型，最多二十个。到期前九十天排一条，标题写清是哪家客户的续约评估，参与人员选具体的人，别只写部门。
为什么是九十天。甲方走一次服务商评审，从内部提报到定标，快的两个月，慢的三个月。你留九十天，刚好卡在他启动评审之前把材料递进去；留三十天，你已经在他名录外面了。
九十天那条叫评估，六十天那条叫报价，三十天那条叫签约。三条排在不同日子，日历上一眼能看出这个月有哪几家要落地。定时提醒可以设提前一小时，但真正管用的是每天早上打开「首页」，待办事项里排着的那几件才是当天要动的。
年度服务回顾写进跟进记录
续约谈判最硬的筹码，是一份写得出来的服务回顾。这一年开了多少次监理例会、发了多少份监理月报、拦下过几次质量隐患、有没有因为你的提醒避免返工。这些事平时散在几个监理工程师脑子里，年底汇总没人想得起来。
做法是每个季度往「跟进记录」里写一条，写结论不写流水账。比如"三季度完成主体结构验收旁站，发现三层钢筋间距偏差，发监理通知单一份，施工单位已整改"，八十个字，一年四条，年底把四条读一遍，材料就齐了。跟进记录支持添加附件，监理月报的 PDF 挂在同一条上，接手的人翻得出来。
代价要说清。系统里没有"续约"这个模块，也没有自动算续约率的地方，上面这套全靠人按日子排、按季度写。日程排了不看，标签打了不筛，等于白做。工具只负责把该做的事摆到眼前，做不做还是人的事。
客户如果在服务期内换了对接人，用「变更归属人」把客户转给新销售时，旧销售的跟进记录不会跟着消失，操作记录里能查到什么时候转的、谁转的。这条在续约季特别管用，接手的人先花二十分钟读一遍历史，比重新约甲方吃一顿饭快。
监理费单价不高，一单几十万，但成本结构决定了续约的边际利润很高：人还是那批人，驻地还是那个驻地，多签一年几乎不增加固定成本。所以年底那三个月，值得把日程表排满。按年续签这类生意在项目型销售CRM那页有更细的拆法，监理只是其中一种。
年底还有一件容易漏的事：新合同签完扫一份进「电子合同」，合同到期前系统会推提醒，等于给明年的续约名单加了一道兜底。这些细碎安排，招投标CRM里也有对应的投标节点做法，监理公司投标和老客户续约经常是同一批客户，两件事对着看更省力。
九十天这个数不是死的，甲方流程快的，六十天也够用。宁可早排，别等财务提醒。
