机电安装的签证变更，结算时才想起没留痕
去年八月十二号下午，一个机电安装项目的现场。甲方工程部的老李站在地下室走道上，指着刚砌好的墙说，这两段桥架得往左挪一米五，不然跟新加的排水管撞了。施工员小周掏出手机拍了三张照片，发到项目微信群，回了句"收到，明天改"。群里二十几个人，没人回话。
今年一月结算，这笔变更算了九万四。甲方预算员翻了图纸，说变更单上没有我们签字，不予认可。小周翻微信群，那三张照片还在，但群里叫"老李"的有两个人，微信名也没写职务，甲方一句"不知道是谁说的"，这九万四就悬在那儿了。
变更当天写的三行字
同样的事，如果当天在客户详情页写一条「跟进记录」，成本是两分钟。第一行写时间地点：八月十二日下午，地下室 B 区。第二行写变更内容：桥架两段向左移一米五，长度合计三十二米。第三行写确认人：甲方工程部李某，现场口头确认，未出书面单。三张照片作附件传上去，跟进方式选"上门"。
这三行字的价值不在当下，在五个月后。它把"谁说的、什么时候说的、说的是什么"钉在了系统里，谁都能查，不依赖某个人手机里的群记录。小周离职了也不怕，接手的施工员打开客户详情就看得见。
口头确认一定要写"口头"两个字。写"甲方确认"会让人误以为已经出了书面单，结算的时候反倒成把柄。写清楚状态，后面追单的动作才有起点。
追确认单，追到签字为止
记录写完，事情只做了一半。变更金额超过一定数额，甲方内部要走设计变更流程，得出一张正式的变更单。这张单子追到什么时候算完，可以自己定个规矩：金额五千以上必须拿到签字件。用「新建日程」排一条，类型选预设的"预约回访"，参与人写项目经理和预算员，日期定在变更发生后一周，标题写清"某项目 B 区桥架变更单待签"。
这条日程到期没关上，就往后顺延一周，顺延三次还没签下来，把情况写进「跟进记录」，抄送一份给商务负责人。结算时的争议，八成都是这种"知道该签但一直没签"的单子攒出来的。系统里没有工单模块，也没有变更单模块，菜单里翻不到这些东西，能做的就是把它当成一次跟进，用日程盯住人，用记录留住事。
收入侧按四类分行
「新增产品」把收入和变更拆开建行，人工、材料、机械、变更各一类。人工按工日，材料按主材和辅材分开，机械按台班，变更单独一类不跟原合同的行混。这样「创建订单」的时候用「添加产品/服务」逐行带出来，合同额是多少、变更多少，两张纸上的数能对上。
分行还有一个好处：结算谈判的时候，甲方砍价通常砍总数，你有分项就能守住。人工这块砍不动，工日摆着；材料可以让，让几个点算得出来；变更这块最好谈，因为它本来就不在原报价里，甲方心理上更容易接受。要是所有钱并成一行"机电安装工程"，谈判桌上就只有总价一个数，砍下来多少全靠嗓门。
约定变更的计价方式也得提前写清。多数安装合同里有一条，变更按合同附件里的综合单价计，没有相同单价的参照类似项。这条写在纸上，平时没人翻，结算时是唯一的依据。接单的时候把这条抄进「跟进记录」，现场发生变更，先翻记录看有没有可参照的单价，再决定报多少。
照片之外还要一样东西
现场照片谁都会拍，缺的是能定位的那张。拍变更部位的时候，把附近的柱号、轴线号、管径标识一起拍进去，一张照片能看出在哪儿。只有特写的照片，五个月后自己都说不清是几层。
签字件拿到手，扫一份挂进「跟进记录」的附件，同时在「电子合同」里走补充协议。补充协议签完归档到同一个客户名下，跟主合同挨着放，检索的时候一起出来。纸质原件该送还是送，工地上的东西容易丢，系统里那份是兜底的。
代价说实。现场的人不爱填记录，一天跑三个作业面，坐下来写字的时间是没有的，多数靠晚上回项目部补。补的时候容易漏，所以规矩要简化到三行，超过三行就没人写。主管每周抽查三条，抽查完在群里说一句谁写得好，比罚款有用。
另外这套东西只解决留痕，不解决甲方认不认。章盖不下来的变更，记录再全也只能当谈判材料用。签证这条线怎么和项目型销售的其他单据接上，项目型销售CRM那页写得更细；安装工程的收款分段怎么排，另见装备制造CRM。想先看看跟进记录和订单长什么样，到千营CRM翻一遍。
