水处理的方案，销售带回来的和现场用的两份
一家做水处理工程的老总讲过一件事。投标的时候销售交的是方案V2，中标签约之后技术进场，现场按实际水质报告把药剂投加量和膜通量改了，改完的版本存在技术自己电脑里，文件名叫"调试版"。半年后甲方验收，指着合同附件问投加量怎么对不上，销售翻自己的方案，技术翻自己的版本，两个数当着甲方的面对不上，扯了三周才按变更补签。
两份方案同时在跑，问题不在没沟通，在沟通散在微信和电话里，落不进任何一方能随时翻到的地方。把这件事拆开排一排。
版本号先写进记录正文
客户详情页底部的「跟进记录」，技术每改一版就写一条：方案V3，2026-11-06，按现场水质报告的COD数据调整药剂投加量，膜通量从十八降到十五，改动原因写在后面。版本号别只放在文件名里，文件会散存在各个电脑上，版本号进了记录正文，在系统里搜一下就能定位到哪一版是哪天改的。搜的时候直接敲方案名加V几，比按时间翻快得多。这一条习惯头两周要盯紧，技术不写，销售补着写也行，先让记录跑起来。
水质报告和修改说明挂同一条
水质报告的扫描件、修改说明、甲方口头确认的邮件截图，都作附件挂在这条跟进记录下面。将来验收或者出争议，从这一条出发，为什么改、依据什么改、谁确认的，一次翻齐。有同事不在项目群里，「跟进记录」支持 @团队内其他成员，@一下技术负责人，改动等于当面同步过了。
挂附件有个小规矩：文件名带上日期和版本，"水质报告-20261102"这样的名字，翻起来不费劲。一年跑几十个项目的公司，附件乱命名，等于没存。
云盘放通用的，不放项目的
「智慧云盘」该放的是通用资料：公司资质、标准工艺包、同类案例、设备选型手册，谁来都能取到最新的一版。项目版方案别丢公共盘，公共盘上同名文件新旧并存，下一个项目的人顺手一拉就是旧版本，这种错最难发现也最要命。项目版方案只走跟进记录加附件，一条记录对一个项目，不会串。电厂水务这类客户的项目节奏，可以参考 电力CRM。
通用资料也有保鲜问题：资质换了新证、案例有了新数据，指定一个人每季度清一遍云盘，旧版本直接删，云盘只留当前有效的。公共资料一旧，销售拿着过期资质去投标，比没有资料还糟。
再交代一个边界：系统里没有通用审批流，技术改了参数需要销售或者公司点头确认的，系统里没有一道审批按钮能点。能落的是让技术在跟进记录里写一句"V3已与销售确认"，操作记录里有他的名字和时间，事后追溯够用，但它不是审批，别当成审批用。
这套做法也有代价。@是提醒不是流程，技术忙起来不点开，这条同步照样是断的，得立一个当天回复的规矩；另外每改一版写一条记录，头一个月会觉得繁琐，等第一次验收对数的时候，这几分钟一条的记录就值回来了。
技术改参数大多发生在调试现场，手边没有电脑，记录可以回来补，但要在当天补完。真拖到第二天，中间隔着的那个电话说了什么，谁也想不全。
项目换人也要留一道。销售离职或者调区域，客户用「变更归属人」转给接手的同事，跟进记录和附件跟着客户走，新接手的人从V1翻到V3，一个下午就能把项目来路摸清。交接靠微信聊天记录，那是翻不完的。
验收前还有一个动作：提前一周用「新建日程」排一条验收对数，日程说明里写清要核对方案第几版和合同附件哪几页。到时候打开对应的跟进记录，两份方案对不上的事根本不会发生，因为只有一份在跑。
开头那家厂的补救办法也简单：把历史两份方案并成一份，以现场版本为准，差异写成一页变更说明挂进跟进记录，甲方那三周的扯皮才算收尾。
方案的版本管理只是项目全线上的一环，签约之后收款怎么跟着验收节点走，写在 项目型CRM 那篇里。水处理的单子周期长，千营CRM 里方案和记录串成一条线，验收桌上就不用再翻微信了。
