道一云的强项在协同，单据流转这块怎么接
去年冬天在一家做机电安装的公司，财务要找一份两年前的合同。审批记录里能查到，某年某月某日，三个人点过同意。客户档案里查不到这笔合同金额，因为档案是张 Excel。验收单在项目群里，翻了两百多条消息才翻出来，图片还有点糊。
三样东西都在，串不起来。这家公司不缺工具，缺的是一条能把它们穿起来的线。
协同管的是"谁同意"
道一云从协同办公起家，公开定位一直在协同、审批、门户这一侧。这类工具解决的是组织内部的动作：谁发起、谁审批、谁抄送、走完归档。它的好处是覆盖面广，请假、报销、用章、合同审批都能塞进同一个入口，员工一天开一次就够。
这个能力对管理很实在。审批链清楚，谁卡了件一目了然，纸质单据少了一大半。协同做得好的公司，内部事务的流转速度确实不一样。
但协同的核心问题始终是"这件事有没有人同意"。它不回答另一个问题：这个客户欠我们多少钱，跟到哪一步了。
单据管的是"欠多少、到哪一步"
单据这条线上跑的是钱和承诺。一条线索进来，落到谁名下；客户报了几版价，最后那版是什么条件；合同签了，钱分几笔到，每笔的前置条件是什么；验收谁签的字，质保金什么时候退。
这些事都有个共同点：它们跟着客户走，不跟着流程走。流程走完就结束了，客户要跟三年。一个客户在系统里应该是一条能不断加长的记录，而不是一张批完就归档的单子。
这条链上有三处最容易断，断的时候都没声音。
断点常常在没人认领
线索从展会、官网、老客户介绍进来，堆在一个共享表里，谁勤快谁先挑。三个月后复盘，发现有一批线索从头到尾没人碰过，里面还有两个后来在同行那里成交的。
这一段能落的动作不复杂。「线索池」按来源和地区分开放，池与池之间隔离，谁能看哪几个池跟着角色走；「自动分配」按规则把新线索派下去；「自动回收」兜住长期没人跟的，回到池里让别人认领。这三件事的共同点是它们在你没打开系统的时候也在跑。
有个细节容易被忽略。回收天数设多少，得看你们的实际跟进节奏。设七天，销售会觉得被催得慌，索性先把状态点一下应付；设六十天，等于没设。三十天是个常见的起点，跑两个月再调。
报价的版本没人记得住
机电这行报价改得多。客户改需求、改品牌、改工期，每改一次价格就动一次，改到第六版的时候，销售手上和客户手上经常不是同一版。
要说清一件事，千营菜单里没有独立的报价单模块。能落的是产品库加跟进记录：常用配置建成「新增产品」，单价和单位填清楚；每版报价改了哪几项、给的是谁、什么条件，写进跟进记录，附件挂上报价单照片。旧配置用「下架」，下架之后订单里选不到，历史订单不受影响。
这套做法谈不上精致，胜在查得回来。客户说上个月那版怎么算的，翻记录就能翻到，不用问已经离职的人。
收款靠人盯就一定会漏
合同签了只是开始。到货款、验收款、结算款、质保金，四笔钱各有各的前置条件，谁也不在合同签完那天提醒你。
「创建订单」时选分阶段收款，每段填金额和时间，前置条件写进备注；「收款」在订单详情页记录实际到账的时间和方式，原定收款时间和实际收款时间并排摆着，差几天一眼看见；「订单分析」按延期订单和延期金额筛，哪家客户总在拖，翻两遍就清楚了。
催款这件事最后还是人去做。系统能做的是让"该催了"这件事浮出来，不让人靠记忆。
两套并行，边界画在哪
协同重的团队不必把审批搬走。更省事的做法是分工：审批留在协同侧，客户、报价、合同、回款落在单据侧。两套东西各管一段，谁也不去替对方。
对齐靠两个东西。客户全名，加合同编号。客户名必须统一写法，别一边写简称一边写全称；合同编号在两边都要填，这是唯一能对上号的东西。少一个，对账那天就要人工核一遍。
还要指定一个人管口径。客户数以哪边为准、金额取哪个字段，出了差谁去查。这件事没人认，并行半年后两边都会开始缺数据，理由都很正当。
千营这边接的是单据那一段
客户建一条档案，「变更归属人」之后历史跟进记录跟着走；线索进出走「线索池」，认领、分配、退回都有记录；合同这一块有「电子合同」，模板管理、在线签署与审批、归档与检索都在里面，审批节点可以配会签和或签。
边界说清楚。千营的审批只覆盖合同这一类，报销、采购、用章这类内部审批不在里面，那一段留给协同工具更合适。菜单里也没有工单、商机、报价单模块，没有库存和成本核算。这些不是藏着的事，问一句就能看到。
两套系统并行不丢人，丢人的是并行半年还在为同一条客户记录吵。先把客户全名和合同编号这两件事定死，剩下的都好办。项目型销售从投标到回款怎么分段，项目型销售CRM 那页写了；做设备制造和安装的，装备制造CRM 那页更贴近你们的单据形状。
