维格表管客户够用，投标节点和回款要另想办法
一个做机电安装的团队，客户名单、项目进展全在维格表里，看着舒服，改起来也快，谁都能上手填。去年五月出过一回事：某个项目的投标截止日被记在表格备注里，埋在一堆文字中间，没人盯，等想起来的时候开标已经过了，一笔保证金白交，还搭进去小半个月的标书工夫。
表格强在看得见、改得快，这两条不必否认。弱的地方也就在这回事里：它不会主动响。你不打开它，它就什么都不会说。
时间驱动的动作，表格不会响
投标型生意里有一批动作是日子到了必须发生的：澄清答复几号截止、保证金几号交、标书几号封标，还有线索放久了要回收、报价有效期几号到。这些在表格里全靠人盯，备注写得再显眼，也没人天天翻。
补法是把这些日子搬进日程。千营的「新建日程」填类型、日期、参与人员，还能定时提醒，投标类日程可以关联线索，开标前三天提醒给整个项目组；「日程类型」里内置了回款、会议、拜访客户这些，不够用还能在日程设置里加自定义类型。日子进了日程，系统到点说话，不依赖谁记得去看表。
日程还有个好处，是给不在场的人看的。主管打开日历，这周谁要去开标、谁该去催款，一目了然。表格里这些信息埋在各人的备注里，主管要看就得挨个问，问了还未必准。
线索超期这件事也有对应机关，「自动回收」按设定的天数跑，长期没人跟的线索自动回池，不用主管月底挨个翻表清人。回收天数各公司不一样，三十天四十天都行，定一条，别凭感觉。
金额分期的账，表格记不平
表格记金额是一列数字，一单一行。项目单不是一行的形状：预付、到货、验收、质保金，四段各有各的日子，实际到账时间还各不相同。表格里硬记就是四列起，改一列动一版，三个月后自己都看不懂哪列是哪段。
这笔账在千营这边落在订单上。「创建订单」时选分阶段收款，每段的金额和时间分开填，实收多少、还欠多少，订单里一笔笔记；「订单分析」里看延期订单和延期金额，十一月了哪几笔验收款没到，直接筛出来。对账从翻表变成看一屏。
质保金单独提一句。一年后才到的钱最容易没人管，订单里挂了阶段，再配一条「新建日程」用回款类型，到期前提醒，接手的人不用翻老档案。见过太多团队质保金到期半年才想起来，对方财务都换了人。提醒提前几天，各家公司收款节奏不同，按自己财务对账的周期定。
节点怎么倒排
从截止日往回推：封标前两天标书定稿，定稿前一周技术方案和报价定版，报价前三天拿到外购件回函。每一格是一次「新建日程」，类型、日子、参与人填上，提醒选提前一天或半天。排一次管一个标，下一个标照着改日子，越排越快。那个忘开标的团队现在每个标先排日程再干活，顺序反过来了。
日程也别只排自己的。乙方单子的日子常有两层：自己内部的日子，和甲方给的日子，招标答疑几号截止这种是甲方定的，迟一天就废。两层都进日程，别只排内层。
回款对账，从月一次变随时看
表格时代对回款是月底的事：导出、筛、对、做表，半天过去。落在订单上之后不用等月底，「订单分析」随时看，哪笔该到没到、拖了几天、在谁名下，都是现成的数。有回他们的财务上午问一笔验收款，业务员下午三点前就把对方经办人没签字的事查清了；放在以前，光查这个过程就要两三天。
对账还有个容易忽视的用法：和客户对。对方说付过了，实收记录一翻就清楚，哪天、什么方式，不用来回拉扯。
表格留着，别急着扔
说句公道话，团队内部的资料整理、临时的活动排期，表格依然是好工具，搬进系统反而绕。该搬的是那两类：跟着日子响的节点，和跟着订单走的钱。搬完之后表格还在用，只是不再承担投标和回款这种出了错就伤筋动骨的事。
搬的时候分步走就够：把投标节点和收款阶段搬进去，跑顺了再搬线索和客户，跟进步骤放最后。别一口气全搬，全搬最容易在半个月后散伙，什么都在系统里，什么都没人看。
搬完的头一个月，表格和系统会并存，难免有人两头都记。别管，等第二次该在系统里响的日子没人往表格里搬，习惯就算换过来了。删表格这事不用急，放着不碍事。
边界照实说：千营这边没有独立的商机模块，菜单里翻不到，项目推进靠「线索销售阶段」自定义几段往前切；系统也不是表格的替代品，自己想怎么排列表格这件事，它管不着也不该管。
表格和系统各管各的这条线，画清楚比争高低有用。表格管排列、管临时、管一个人手里的东西；系统管日子、管钱、管要交接的东西。判断一个东西放哪，就问一句：这件事要是今天换人接手，能不能不靠问人就接上。能，放哪都行；不能，进系统。
两边的价格都不替人转述，以官网最新报价为准。判断要不要搬，就看一件事：过去一年里，有没有哪个节点或哪笔款，是因为没人盯着而误掉的。有过一次，就该搬了。投标节点怎么倒排、标前标后怎么分段，招投标CRM 那页写得细；回款和验收这段，接在 项目型销售CRM 里说。
