铝型材厂的报价、合同、回款，在系统里接成一条线
佛山做幕墙铝型材的老陈，去年接了一个商业综合体的单，型材加氧化加工合计四百六十万。这个单从第一版报价到签约，改了六版：铝价涨过一次，甲方砍过一次表面处理工艺，型材截面改过两回。签完合同他才发现，第四版报价和最终合同的单价差了每吨八百块，是他在第五版降的，但采购部拿着第三版在比价。这个差价谁承担，两边扯了一个月。
单子签完还没完。合同里进度款写了四段：预付、提货、安装完、质保金。财务只记一个总数，到十月账上收到三百万，老陈说不清这算第几段，甲方付款时也没按段走。等到要谈质保金的时候，合同翻出来要找半天，金额、日期、付款条件全靠回忆。三件事脱节，钱就漏在缝里：报价没底稿，改价无痕；合同没归档，条款靠回忆；收款不分段，对不上账。老陈说了一句大实话：报错价丢的是一单的利，款对不上段丢的是一整年的现金流。
铝型材的工程单都有这个共性：报价改版多，合同签完还有一年的进度款。要在系统里接成一条线，就四件事：产品库锁单价、订单锁配置、合同走审批、收款分段记。铝型材CRM的方案里也是按这条线拆的，下面一节一节说。
客户原话说，你们六版报价我做采购的都看花了眼，何况我们领导。话糙理不糙：版本管不住，客户对你们的专业度也要打折扣。
产品库先把单价锁住
型材的料头多，规格、表面处理、米重各不相同，最怕销售随手改价。在「新增产品」里把常卖的规格一条条建进去，产品名称、产品编号、产品单价、计量单位都填实。报价时从产品库选，单价不许手改。铝价波动大，调价走编辑产品，改了有记录，谁改的、什么时候改的都在。这样第六版报价和第一版放在一起，差在哪一格一眼能看出来。
这里要说清一个边界：系统里没有独立的报价单模块，报价用产品加订单的组合顶上。每版报价的差异写进订单备注或者跟进记录，按版本号命名存档。多一步操作，但换来的底稿能救命。老陈那个差价八百块的扯皮，如果有版本底稿，十分钟就能定责。现在他那批改版记录，是靠翻三个月前的聊天记录拼出来的。
产品编号要认真实排。型材按截面加表面处理给编号，同一截面阳极氧化和电泳是两个号，别合并。车间、销售、财务说同一个编号，找历史订单、查历史单价才有依据，一个编号一条来路，不用猜。
订单把配置定死
报价定版就「创建订单」。订单名称、订单编号、客户名称填好，点「添加产品/服务」从库里选型材规格，设数量，小计金额系统自动算。这个动作的真正意义是锁配置：截面、氧化颜色、长度公差这些定制内容写进订单备注，和客户确认过再保存。后面车间照单生产，售后照单查参数。配置要改就编辑订单，改过的痕迹都在更新时间里。
验收时扯皮的订单，多半是配置没锁。客户说当初谈的是氧化膜厚十二微米，生产单上写的是十微米，谁也拿不出依据。配置进了订单备注，双方确认过的那一版就在那里，翻出来就能对。
合同走审批，签完自动归档
合同这块用电子合同。在「审批流程配置」里按金额分线：老陈厂里定的五十万以下走销售主管或签，五十万以上走主管加财务加老板会签。审批节点定的是会签还是或签，直接决定合同在内部压几天，这个配置值得花一下午调。合同内容从订单读，金额、产品明细不用重填，点「生成合同」发起「多方签署」，签署状态实时可见，卡在哪一方一清二楚。
签完的合同自动归档，按客户、订单、金额、签署时间都能检索，还带「到期提醒」。老陈要找质保金条款，搜合同编号十秒出原文，不用再翻文件夹，也不用担心法务和销售手里的版本不一样。归档这件事看着不起眼，真到年底对账、验收扯皮的时候，检索快慢就是谈判底气。
收款分段记，一段一段对
建订单的时候，收款方式选「分阶段收款」，四段进度款一段一段填：每段的金额、预计时间都写清楚。到账就在详情页记收款，选实际收款时间和收款方式。这样哪段收了、哪段还欠着，订单详情里直接看。甲方没按段付，比如提货款晚到二十天，就记在那一栏里，下次谈判这就是事实，不是印象。
再往上一层，订单分析里有待收金额和延期订单金额两列，老板每周扫一眼，就知道垫出去多少、压着多少。老陈那个单要是当初这么记，十月就知道安装完那段款其实还差六十多万。
有人会问，客户不肯按四段写进合同怎么办。那就先按合同实际写的段落数填进订单，哪怕是三段或者五段，照实填。分段的意义在于和合同一致，对得上才有得谈。
落地别贪快，先拿手头一个在执行的工程单试。把四段进度款在订单里写死，再签合同。段定清楚了，后面的每一笔到账才有地方落。工程单的节奏怎么排，项目型CRM那份清单可以对着抄。
