锂电设备厂的销售台账，别再散在五个表里
常州一家做锂电模组线的厂子，销售部有五个 Excel。客户表一个、报价一个、项目进度一个、回款一个、售后一个，全放在共享盘那个叫「销售资料」的文件夹里，文件名后面挂着 _v3、_v5、_最终、_最终改。今年三月，一个跟了两年的客户打电话来问，去年那批叠片机的报价里含不含二次调试。接电话的是刚来两周的内勤，翻了四十分钟，回了一句「我确认一下再给您回」。这通电话在周会上被销售总监提了三次。
五个表本身没错，错在它们互相对不上。客户表里写「江苏恒瑞新能源」，回款表里写「江苏恒瑞科技」，同一个客户两个名字，对账只能靠人猜。进度表标着「已发货」，售后表还挂着「待安装」。月初核数，销售说收了六成，财务说五成二，差的那八个点落在一笔款上，谁也说不清。最难受的是换人。老销售离职，五个表之间的关联全在他脑子里，接手的人先花两周读懂表，再花两周挨个给客户打电话确认。这两周里报价重报了一遍，回访漏掉一圈，客户不会等你。
台账归一这件事，一句话能说完：客户只建一个档案，订单只走一条线，所有记录都落在这一条线上。锂电设备的单子从打样到量产要跨小半年，中间报价改、配置改、交期改，改一次就得有人知道改了哪一处。五个表管不住，是因为它们各记各的；一个档案能管住，是因为改一处，别处跟着变。想先看看别人的档案结构怎么摆，可以翻一翻锂电设备CRM这类方案，再回来对着自己的五个表动刀。
客户先并成一份档案
「新建客户」这一步不用填太多。公司类型的必填项只有客户名称和手机号，联系人、座机号、地域、详细地址、注册资本、员工人数都可以后补。第一次接触就把名称和电话录进去，第二次见面补联系人，谈配置的时候再补地域和地址，一次三五分钟，没人觉得是负担。反过来，一口气要求录全，等于把一次跟进变成半小时的文书活，销售一定会拖。
客户名称的写法得定规矩。同一个客户在五个表里有五种叫法，是并表最难的一关。定下来：全称照营业执照写，常用简称写进备注，归属人按区域分。客户台账能按客户名称、成交状态、归属人筛选，找起来比翻文件夹快。一个客户名下可以加多个联系人，采购、设备主管、财务各建一条，打电话时不用再问「您是哪位」。
还有一条容易被跳过：老客户先建，新客户随建。存量客户几百家，指望一次录完不现实。挑出近一年有过成交或有在谈项目的，一家一家补，剩下的等有接触再说。
订单一条线，报价和回款都挂在上面
「创建订单」里有订单名称、订单编号、客户名称、开始结束时间和备注。客户名称从客户库直接选，选错名字、对不上账的问题在这就断了根。「添加产品/服务」从产品列表里挑，单价取自产品的「产品单价」，填上数量，小计自动算出来。报价不用另开一张表，客户要改配置，换一个产品重算一遍，改完的单子留在订单里，谁改的、什么时候改的都有痕迹。
收款设成「分阶段收款」，把预付、到货、验收、质保几段写进去，每段对应金额和时间。详情页能看到订单状态、已付金额、原定收款时间、实际收款时间，差多少在新能源CRM那套订单分析里看「待收金额」，不用再让财务单独出一张对账表。收款那天就记「实际收款时间」和收款方式，钱到账当天填一次，比月底补账准得多。
记录跟着单子走，人换了也不断
「跟进记录」支持加附件、@同事。报价单发出去写一条，附件挂上去；客户来厂验货写一条，照片挂上去；客户抱怨交期晚了三天，也写一条。这些话原来散在微信里、散在个人笔记里、散在售后那个表里，现在只落一处。接手的人打开客户详情，从上往下读二十条记录，基本能还原这单走到哪了、卡在谁手上。
锂电设备的售后往往跟着设备走三五年。系统里没有单独的工单模块，处理过程就写在该客户的跟进记录里，需要上门就建一条「拜访客户」日程，到期会提醒。这样做少维护一张表，代价是售后和技术部得习惯在同一处写东西，头一个月肯定有人还是往微信群里发，得有人盯着提醒两三次才改得过来。
核数只看一处
「订单分析」里有订单总量、订单总金额、实收金额、待收金额、延期订单数量、延期订单金额。以前五个表各算一遍，开会先花二十分钟对数；现在所有人看同一列数，口径只有一个，争不出第二套说法。
有个前提容易被忽略：订单录不全，订单分析就是空的。所以并表的顺序不能反，先并客户和订单，再并回款，售后放最后。并的过程中一定会有重名客户、挂错归属的订单，头一个月必然要返工，这部分时间得留出来，别指望一次并干净。
这个月先把客户、订单、回款三张表并进来，报价和售后先放着。动手之前做一件事：把五个表里的客户名导出来放在一起，重名的挑成一份，一个一个改成统一写法。
