外贸公司的单子躺在邮箱里，时差和汇率不会替你记
一个做工业阀门的外贸经理，四十多个活跃客户全在 Outlook 里，按客户名分了文件夹。看着挺整齐。报价单从九月改到十二月，第七版的文件名叫 报价_真的要定了.xlsx。客户问上次说的 FOB 价含不含包装，他翻了二十分钟邮件才找回来。
外贸这行有三个变量躲不开：时差、汇率、单据日期。客户在德国，下午四点的邮件，你第二天早上八点才看见，人在开会。这个改不了，只能靠东西替你记着。
客户先建起来。点「新建客户」，公司名、手机号、地域填上，联系人一栏多挂几个，采购、技术、财务各建一条，谁说的话记在谁名下。这行当里采购换人比换供应商还勤，换过两轮之后，只有档案能告诉你上一轮谈到什么价。
系统没有报价单模块，这个得说实话。报价版本靠「跟进记录」管：标题写日期加版本，正文写清价格条款，比如“2026-09-18 第三版，FOB 上海，含木箱不含海运费”，附件传那份 Excel。下次要翻，搜客户名进去按时间往下排，比翻邮箱快。客户在电话里应下的交期、折扣、样品费谁出，也照原话记一条，别整理，整理过的话将来对不上。
收款用「创建订单」。收款方式选分阶段收款，按提单之后 30 天、60 天拆两段，各填金额和时间点。订单详情页里原定收款时间和实际收款时间是分开两个字段，谁拖了款、拖了多久，摆在那里，不用再翻银行流水猜。
汇率锁在哪一档、客户要求改证还是改提单日，这些没地方专门存，写订单备注。一句一句写进去，半年后回来看得懂。想看项目型生意怎么把垫资和回款排开，项目型销售CRM这篇讲得细；千营CRM能直接建一单试试。
代价说清楚：这套东西不会让你少加班。前两个月把老客户搬进系统，一天搬十个，两周搬完，中间肯定有几天想放弃。搬完之后的区别只有一点，客户再问“上次说的那个价”，你不用翻邮件了。
