实验室仪器的代理，报备晚一步就白干
十一月四号上午十点，一所高校的采购公告挂出来，液相色谱联用仪一台，预算一百四十万。这个消息三家代理其实都听说了，走法完全不一样。A 代理的业务员九月就报备过，跟课题组见过两面，参数聊过一轮。B 代理五号才建档案。C 代理压根没报备，直接报了个全场最低价，比 A 低两万八。开标下来 A 中标。C 的低价没接住，评标的时候一句不清楚用户实际需求，技术分就被拉下去了。评标的原话被记录员当场念出来，A 代理的业务员就坐在台下，笔记里记着课题组的三个参数偏好。
这类事在仪器代理圈不新鲜。报备制度每家厂商都有文件，落不落得下去，看记录放在哪。放 Excel 里报备，谁先谁后说不清，日期随手一改就是先手，吵起来谁也拿不出证据。放业务员脑子里，人一离职就全没了。
报备进系统，时间做不了假
项目信息用「新建线索」录进系统，进指定的「线索池」。按区域或者产品线分池，池和池之间隔离，华东的代理线一个池，高校渠道一个池，互相看不见对方的单子。线索是几点几分建的，系统记着，「操作记录」里谁建的、后来谁改过什么，一条条都在。归属人定了，同池的人打开也能看到这条已经有人跟，抢之前先掂量掂量。填的时候把预算和采购方式分开写，公开招标、竞争性谈判、单一来源，走法不一样，跟的节奏也不一样，这两个信息在线索里各占一行，后面排日程全靠它。
建的时候别偷懒只填一个校名。项目名称写全，预算填上，关键联系人是谁、什么职务，跟进记录里写清见了谁、聊了哪几个参数、下次见面的时间。两个月后别人接手，翻记录能接得住，这单才算保住。参数聊到哪一步就写到哪一步，下回接着聊，客户最烦从头再问一遍的人。
线索进池之前先看一眼「自动去重」的规则，同一所高校两个人各建一条，重复标签自动打上，报备先后的争议少一半。有家省代的规矩更直接，重了以先建的为准，后建的当场并掉，谁也别占两条。
报备不能白占坑，到期要回池
占着报备不动的人，每个团队都有。「自动回收」把天数定下来，比如三十天没有跟进动作，线索自动回池，回池之后其他人可以「认领线索」接走。有效期内实打实在跟的，到期前几天把进展补进跟进记录，系统按跟进时间判断，不会误伤。
回收天数别一刀切。大项目谈一轮三个月起步，定三十天，业务员只好天天补记录应付；定九十天，坑又被占死。有个折中：线索池分开设，大项目池的天数放宽，耗材类的小单子收紧，各定各的，池子里自己说了算。认领也要有规矩，一个人手里压着几十条没人跟的线索，新单子来了也没力气跟，认领前先看看自己名下的跟进节奏，主管从「跟进洞察」里也能看出来谁在空转。
还有一个常见毛病要拦住：业务员怕报备早了被公司或者同事抢走，故意压着不报。这条得靠制度讲清，报备时间早的优先受保护，保护期跟着系统记录走，谁也没法改。制度立住了，系统才用得起来，否则录进去的都是应付的半截信息。保护期定多久也要写进制度里，写半年就半年，别口头说。有一回两个业务员抢同一所职校的单子，靠的就是各自记录里的时间，早的那个受保护，晚的心服口服。
报备名单也得能查。同一所学校去年谁报过、跟到哪一步，从客户详情页的「关联订单」和跟进记录里翻，比挨个问人快。新来的业务员接手老区域，头一件事是把近三年的报备翻一遍，哪家已经有人在跟，哪家只是问过价，翻完心里就有数，不至于上去就砍价。
仪器代理的单子周期长，从报备到中标几个月，中标到合同收款还有一段，整条线怎么串，这篇装备制造CRM里写得更细。项目阶段的切法，另见项目型销售CRM。线索池和回收规则长什么样，先到千营CRM看一眼，再定自己的天数。
