自动化产线的项目单，进度和回款要一个口径
苏州一家做装配检测线的集成商，去年接了条汽车零部件的产线。合同里验收分三段：设备进场安装完算一段，带料试运行合格算二段，连续生产七十二小时达标算终验收。每段对应一笔款，比例三、四、二，剩一成是质保金。合同写得挺清楚。执行的时候还是出了岔子：二段验收甲方签了字，销售没把签字件带回公司，项目经理以为没过，又安排了一轮整改；等回过神来，那笔款已经晚了一个月。
另一条线就顺。同一个厂，同一年，另一个项目。区别只在于那位项目经理有个习惯：每天下班前把当天进度写进客户的「跟进记录」，验收通过当天把甲方签字的单子拍照挂上去。半年下来，销售要报数，打开记录从上往下数一遍就有；甲方来问，也是同一份东西。厂里后来把这条线的做法印成一页纸发下去，没人照做，因为「每天写一条」这四个字看着太轻。
两套记录并行，是这类项目最容易出的问题。项目部的进度表上写着「整改中」，销售这边的收款计划上写着「已具备收款条件」，两边都不算错，看的人不知道信谁。老板问这条线收到多少了，销售报一个数，项目经理报一个数，差三十几万。差异本身不致命，致命的是谁也说不清差在哪一段，最后只能把合同翻出来从头对。
进度和回款要一个口径，路径只有一条：订单的分段和验收的段对齐，验收通过当天写一条记录，记录写完再去申请收款。自动化产线的单子有几百万上下，一段就是几十万，口径差一段，现金流就差一截。想看看项目型单子怎么把分段和阶段挂在一起，可以翻自动化产线CRM里的例子，对着自己的合同改。
分段照验收节点切，不按月份切
「创建订单」把订单名称、编号、客户名称、起止时间填上，客户从客户库选。「添加产品/服务」把产线上的机械本体、视觉检测单元、上位机软件分成几条明细录进去，单价引自产品库，数量填清，小计自动算。分条录的好处是后面对账时能看出争议出在哪一块，客户说软件那部分不值这个价，你至少知道在争哪一行。
收款方式选「分阶段收款」，每一段的名字直接照合同写：进场安装完成、带料试运行合格、终验收通过、质保期满。金额和时间填进去。这里最容易犯的错是按月份切段，一月一段看着整齐，可验收不按月份发生，到了该收的时候找不到对应的段，收款就成了「先记一笔，回头再归位」。归位这事十次有八次归不上。
验收当天写一条记录，写结论不写过程
「跟进记录」支持加附件、@同事。这类项目里，记录值钱的地方只有两个：谁签的字，签的是哪一段。所以写的时候别写「今日陪同甲方查看现场，沟通良好」，写「二段带料试运行通过，甲方设备部张某签字，验收单已附，整改项两条：节拍差两秒、报警记录导出不全」。前者看着客气，后者能当凭据用。
系统里没有单独的项目验收模块，验收结论就落在跟进记录里，这是它的边界，得如实说。要补的是纪律：验收单拍完照当天传，别等回公司再补，隔三天就想不起来是哪份了。项目验收管理里讲的做法也是这个思路，用记录加日程顶住，工具不替你签那个字。
写记录还有个好处，第二年回头看的时候能看出门道。哪一类项目二段验收平均要拖两周，是哪家甲方，是技术原因还是付款流程原因，攒上十几条记录就能看出规律。看出规律，报价的时候就能把这段风险算进工期里，不用每次都硬扛。
到期前一周，日程先响
每一段收款都有一个到期日，在到期前一周建一条「新建日程」，类型选「回款」，标题写清项目和段数。日程能设「定时提醒」，提前一天提醒一次。验收类的节点建「拜访客户」，参与人员把电气工程师一起选上，别让销售一个人去签字，签完回来解释不清技术条款。
日程可以关联线索，从线索阶段跟下来的项目，前面的接触记录都在，客户提过什么要求、答应过什么事，翻一遍心里有数。这一点在验收扯皮的时候特别管用，甲方说「你们当初答应过加一套缓存工位」，翻记录就能确认有没有这回事。
待收金额那一列，比进度百分比实在
「订单分析」里有订单总量、实收金额、待收金额、延期订单数量、延期订单金额。项目型单子看进度百分比没太大意义，百分之八十的进度可能只对应百分之五十的钱，反过来也一样。看「待收金额」和「延期订单金额」这两列，才知道钱卡在哪。
每周过一遍，重点看延期的那几单是哪一段拖的。是验收没过，是过了没人去催，还是催了对方没批下来。三种原因的处理人不一样，混在一起谈永远谈不完。
这条规矩落地只需要一个动作：每段验收通过当天，先在客户下面写一条记录，把签字件挂上，再在订单里把这一段的收款记上。顺序别反过来。
