数控机床这单赚多少，装配完才算就晚了
去年九月，一家做专用磨床的厂接了台定制机，报价一百六十八万。报价单是技术和销售一起算的：铸件、导轨丝杠、数控系统、标准工时，加一成管理费，毛利率算下来二十五个点。老板看了一眼，签了。
今年三月设备在客户车间验收完。财务把这一单的凭证归完，毛利十一个点。差十四个点，二十多万。
钱去哪儿了，几个人坐下来一条条对。罩壳钣金外协，报价时按三万算，实际四万八，因为客户中途要求加装检修门和可视窗；导轨面热处理是外协，报价表里根本没这一项，实际两万三；调试去了三个技术员，前后二十六天，这部分人工在账上是制造部工资，没往项目上摊；还有刀库，客户在装配阶段提出换大一号，多花了六万，销售当时口头答应了，没进订单。
这四笔加起来，正好把十四个点吃干净。
定制机床的账，麻烦就麻烦在这里。报价时的成本是一张干净的清单，实际发生的成本散在采购、外协、差旅、工资、售后五个方向，每个方向都有自己的账，谁也不往项目上归。等到装配完、验收完再算，只能算个总账，改也改不动了。
系统在这里不算成本，也出不了毛利报表。它能做的是把每一笔实际支出挂到那张订单上，让复盘的时候有东西可对。
订单是唯一的容器
接单那天「创建订单」，订单名称写客户名加机型加项目号，客户从库里选。这台磨床的所有支出，将来都要能找到这条订单。
「添加产品/服务」这里，主机、随机附件、安装调试分开列，不要合成一行。分开列的原因很实际：客户中途改配置，改的通常是其中一行，改完这一行的金额，订单总额跟着变，历史也还在。
收款方式按合同填「分阶段收款」，预付三成、发货四成、验收两成、质保一成，每段的金额和预计时间都写上。这几行数字后面看回款用得上。
外协进场当天记一条
外协是漏得最多的一项。钣金、热处理、喷涂、电镀，这些活发包出去，发票往往两个月后才到，等到发票到了，谁也记不清是给哪个项目做的。
规矩定在进场那天：外协单位进场，销售或项目负责人在订单的「跟进记录」里写一条，写清外协单位、工序、金额、约定交期。发票到了以后，在原来那条记录后面补一句"发票已到，实际金额若干"。金额变了就再补一条，别改原来的。
这样做的成本是每条记录要花两分钟。一年二十台定制机，四五个外协工序，多出来的是几百条记录和每天十几分钟。这是这套办法唯一真正的代价。
差旅不要按报销单记
差旅在财务那边是按人按月的，销售报一笔、技术报一笔、售后报一笔，全都混在部门费用里。想知道这台磨床的调试花了多少差旅，财务得手工拆三天。
换个记法：谁去现场，回来在跟进记录里写一句，几个人、几天、去哪、大概多少钱。不用精确到分，一个数量级就够。报价的时候把这块按人天乘进去，比拍脑袋加五个点靠谱。
调试人天每周报一次
调试人工是最隐蔽的。三个技术员二十六天，按人均日成本算，这一项接近四万，报价时一分没算。
让现场负责人每周五报一次人天：几个人、这周几天、卡在什么问题。销售把总数记在订单备注里。这个数不进财务账，但它能让你在下一次报定制机的时候，把调试人天写进报价。
一周报一次，比一天报一次活得下去。一天一报，第二周就没人报了。
改装件单独占一行
客户在中途改配置，是定制机的常态。刀库换大一号、防护罩加高、加个自动门，这些改动在车间是小事，在账上是钱。
改的时候，在订单里「添加产品/服务」新增一行，选"新增自定义产品"，写清改装内容、金额、谁同意的。哪怕这一行最后不给客户加价，也要记上，因为成本已经发生了。
口头答应的改装最危险。销售在电话里说"这个我们给你加上"，三个月后双方都记不清是送的还是买的。
复盘看两个数，别指望毛利
验收后复盘，看两个数：订单的实收金额，和这一单记下来的外协、差旅、人天、改装汇总。两个数放在一起，加上材料和外购件成本，能估出一个接近真实的毛利。
「订单分析」里的实收金额、待收金额是现成的，按客户或按时间筛都能出。外协和改装那部分要从记录里手工汇总，这个活跑不掉。
边界再说一遍：系统不算成本，不出项目毛利报表，也没有工时归集和费用报销的对接。它只是把事实存在了订单下面，算账还在财务那边或者一张单独的表格里。
数控机床这类定制单的成本归集，数控机床CRM 里有按订单挂费用的走法；项目成本的复盘口径可以看 项目成本管理。
手上三台在装的机器，先把已经发生的外协补进记录，一笔一笔补，补完再谈报价。
