投标保证金退回来了吗，谁在系统里盯着这笔钱
合肥一家做水泥生产线改造的厂，一年投四十多个标。去年年底财务清账，账上挂着六笔投标保证金没退，最早的一笔是前年十月的，二十二万。问销售，销售说那个标没中，以为甲方自动退。实际上退款函要投标方自己提。
水泥行业的招标，保证金、保函、履约保证金三样东西轮流出现。一个标从报名到退款，中间隔三五个月是常事。销售投完标就去忙下一个，退款这件事没有归属人，最后全靠财务年底翻账。这笔钱不是小数目，四十个标按每个五万算，压在外面的能到几十万。
管这笔钱的办法，是把它当成一次跟进，挂在客户下面。
投一个标，建一条客户记录
招标方多数是集团或者设计院，先「新建客户」，客户名称写单位全称，客户类型选公司。这个客户可能一年跟你打三次交道，每次招标都是它在发起，所以客户是稳定的，标是变化的。保证金的记录放在跟进记录里，一条标一条。
跟进记录写清五个要素
跟进内容里固定写：标段名称、保证金金额、缴纳日期、缴纳方式、退款条件。缴纳方式里写清是电汇还是保函，保函还要写有效期。附件传缴纳凭证和招标文件里关于退款的条款截图。这一条记录写好，几个月后不用再翻文件。
退款日程排在开标后
大多数招标文件写明中标通知书发出后五个工作日内退未中标方的保证金。开标日期确定后，在客户详情页「预约回访」建一条日程，时间定在开标后二十天，日程类型加一类「保证金退款」。到期提醒的是销售本人，不是财务。
客户字段里加一个投标次数
字段设置里给客户加一个自定义字段「年度投标次数」，每次投标回来改一次数字。这个字段看着没用，看客户列表时按它排序，能看出哪几家是你的主战场，哪几家只是陪标。陪标的标值不值得投，老板心里得有数。
说实话，保证金管得好不好，根子不在系统，在有没有人负责催。系统能做的是让这笔钱有名字、有日期、有人。剩下的事得靠制度压。
保函和保证金分两本账
保函占用的是银行额度，保证金占用的是现金，两者的成本不一样。跟进记录里写清是哪一种，每年年底统计一次，看哪一类占比高。保函占比高的企业，资金压力其实比账面看起来轻。
先把在外的保证金逐笔补进跟进记录，再给最近开标的三个标排上退款日程。水泥与建材装备的投标节点管法，招投标CRM里排过一遍；装备制造的合同与收款衔接，对着装备制造CRM核。
