监理合同一年一签，续约提醒挂在订单结束那天
工程监理公司的主要客户档案里，睡着一堆三年没动过的名字。不是丢了，是没人想起来。监理合同一年一签，委托方盯着的是工程，工程一完，总监转场下一个工地，委托方的经办人也调岗了，等到第二年续签季，双方都在等对方先开口，等着等着合同就凉了。
一家甲级监理所的老总监说过大实话：我们丢的合同，八成不是价格问题，是业主换经办人之后没人认得我们了。
续约从订单结束日倒推，别凭感觉
监理合同建订单，分阶段收款跟着服务节点走：进场费、过程款、竣工结算款。订单有开始和结束时间，续约动作从结束日倒推：结束前九十天，第一次接触，聊的是服务复盘不是续签，把这一年出具过的监理报告、发现并整改的问题数整理一份发过去；前四十五天，谈下年度的服务范围和人员安排；到期当月，把合同条款定下来。
三个节点都建预约回访日程，关联这条客户，提醒提前一天。系统的事从来不是替你想，是替你记。
经办人换人，档案里要看得见
监理最怕的是甲方工程部换人。新经办人对监理的第一印象来自交付材料，不是来自感情。客户联系人列表里每位联系人带着角色，旧经办人离职、新经办人上位，当天更新联系人并写一条跟进记录：谁、什么时候、怎么知道的。新经办人上任一个月内必须见一次面，见面内容写进记录。
这些记录在续签谈判时全是材料。你能说出这一年某栋楼主体阶段发现十四处问题、整改销掉多少条，业主凭什么换你。说不出，那确实换谁都一样。
到期没续的，放进一个专门的池子
到期未续的委托方退回客户池，别删。退回客户是回池子，跟进记录、订单、联系人都在。第二年这家业主有新项目，翻出来接着跟，老监理公司在老业主身上的二次成交率，比开拓新业主高一倍不止，这笔账很多公司没算过。
年度服务复盘报告是续约的钩子，里面放三类数：这一年出监理通知单的份数、发现并推动整改的问题数、委托方投诉次数。三个数都是服务期内一条条记录攒出来的，年底导出来排个版就是报告。做过这件事的监理所，续签率明显高于不做的，不是报告写得多好，是委托方第一次有人把服务质量说清楚。
监理费多数按阶段收：进场、基础完成、主体完成、竣工。每阶段对应订单里的收款阶段，服务做到哪、钱收到哪，两栏排在一起看，催款电话自然有了底气。
续约之外还有一层收益。委托方的基建负责人在这个行业里是流动的，今年在这家开发商，明年可能去了另一家。档案里的联系人跟着人走，关系在系统里留了痕迹，这人到了新平台，一条跟进记录接上，新项目的信息比同行早知道一个月。
到期未续的客户退回池子之后，配一条回收规则：每季度自动提醒一遍，见到新项目招标信息的转回线索池。旧客户的新项目，是最便宜的新线索。
还有个反直觉的数字。监理服务的续签成本极低，一顿工作餐的成本，对应的是一整年两百多万的服务费。把这套节奏跑起来的监理公司，续签率能从四成做到七成，差别就在九十天前那通电话打没打。项目制生意的续约和回款管理，项目型销售CRM那页写得更全。 投标这条线的更多细节，招投标CRM那页有展开。
